Cách xuất khẩu gạo sang Trung Quốc 2026 cho người mới bắt đầu

Nếu bạn muốn xuất khẩu gạo sang Trung Quốc theo hướng B2B, đây là thị trường bạn không thể bỏ qua. Trung Quốc hiện là một trong ba thị trường nhập khẩu gạo lớn nhất của Việt Nam, và trong năm 2024 một mình thị trường này đã mang về hơn 530 triệu USD kim ngạch xuất khẩu gạo cho các doanh nghiệp Việt. 

Đây là thị trường láng giềng với chi phí logistics thấp, có thể vận chuyển bằng cả đường biển lẫn đường bộ qua các cửa khẩu như Lạng Sơn, Lào Cai, Móng Cái, tạo cho bạn lợi thế cạnh tranh mà ít nhà xuất khẩu nào từ quốc gia khác có được. Chúng ta cùng bắt đầu ngay nhé.

1. Hiểu rõ khách hàng B2B của bạn là ai

Trước khi đi tìm khách, bạn cần biết mình đang tìm ai. Thị trường B2B Trung Quốc có ba nhóm khách hàng chính mà bạn nên nhắm tới.

Nhóm đầu tiên là các nhà nhập khẩu và thương nhân lương thực. Đây là nhóm bạn dễ tiếp cận nhất khi mới bắt đầu. Họ có kinh nghiệm làm việc với gạo Việt Nam, hiểu rõ thủ tục thông quan và thường mua số lượng lớn theo hợp đồng định kỳ. Phần lớn nhóm này tập trung tại Quảng Đông, Quảng Tây, Vân Nam và Phúc Kiến là những tỉnh sát biên giới hoặc có cộng đồng tiêu thụ gạo Việt lớn.

Nhóm thứ hai là các công ty chế biến thực phẩm và ngành công nghiệp. Trung Quốc có ngành chế biến thực phẩm khổng lồ, với nhu cầu ổn định về gạo nếp cho bánh, gạo thơm cho các sản phẩm đóng gói sẵn, và gạo tấm cho ngành sản xuất bún, bánh, thức ăn chăn nuôi. Đây là nhóm mua số lượng rất lớn và đều đặn, phù hợp để bạn ký hợp đồng cung cấp dài hạn.

Nhóm thứ ba là các chuỗi siêu thị và nền tảng thương mại điện tử. Gạo thơm Việt Nam, đặc biệt là ST25 và gạo Nàng Hoa, đang được bán trên các nền tảng như Tmall, JD.com và tại các siêu thị cao cấp ở các thành phố lớn. Nếu sản phẩm của bạn có thương hiệu và bao bì tốt, đây là phân khúc bạn có thể khai thác với biên lợi nhuận cao hơn nhiều so với xuất khẩu thô.

2. Hiểu và đáp ứng rào cản nhập khẩu của Trung Quốc

Trung Quốc có hệ thống kiểm soát nhập khẩu thực phẩm ngày càng siết chặt, và đây là điều bạn cần nắm rõ trước khi tiếp cận bất kỳ khách hàng nào. Nếu bạn chưa đáp ứng được các yêu cầu dưới đây, lô hàng của bạn có thể bị từ chối thông quan ngay cả khi hợp đồng đã ký và hàng đã lên tàu.

Yêu cầu quan trọng nhất và đặc thù nhất với thị trường Trung Quốc là đăng ký mã số GACC (Tổng cục Hải quan Trung Quốc) theo Lệnh 248. Đây là yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp sản xuất, chế biến, đóng gói hoặc lưu kho gạo muốn xuất khẩu vào Trung Quốc. Nếu cơ sở của bạn chưa có mã số GACC, hàng của bạn sẽ không được thông quan, không có ngoại lệ. Thủ tục đăng ký cần nộp qua Cục Bảo vệ Thực vật, bao gồm hồ sơ doanh nghiệp, sơ đồ nhà máy, quy trình sản xuất và các chứng nhận chất lượng liên quan.

Ngoài GACC, gạo xuất khẩu của bạn cần đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cụ thể mà Trung Quốc quy định, ví dụ gạo trắng hạt dài 25% tấm yêu cầu độ ẩm dưới 14,5% và tỷ lệ hạt hư không vượt quá 2%. Bao bì sản phẩm của bạn phải in nhãn rõ ràng bằng cả tiếng Trung và tiếng Anh. Trung Quốc cũng kiểm tra rất nghiêm về côn trùng và sinh vật gây hại, nếu phát hiện trong lô hàng của bạn, toàn bộ container có thể bị tái xuất ngay lập tức.

Về chứng từ, mỗi lô hàng của bạn cần có đầy đủ: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do Bộ Nông nghiệp và Môi trường Việt Nam cấp, C/O Form E (ASEAN-Trung Quốc) hoặc Form RCEP nếu bạn muốn hưởng ưu đãi thuế quan, và toàn bộ bộ chứng từ thương mại được dịch sang tiếng Trung và công chứng nếu đối tác yêu cầu.

3. Chuẩn bị hồ sơ năng lực trước khi gặp khách

Khách hàng B2B Trung Quốc, đặc biệt là các nhà nhập khẩu chuyên nghiệp, sẽ đánh giá bạn dựa trên hồ sơ năng lực trước khi họ sẵn sàng đàm phán. Bộ hồ sơ của bạn cần thể hiện rằng doanh nghiệp của bạn đủ năng lực giao hàng ổn định, đúng chất lượng và không gây rủi ro pháp lý cho phía họ.

Bộ hồ sơ của bạn cần có: thông tin doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh xuất khẩu gạo theo Nghị định 107/2018, mã số GACC đã được phê duyệt, chứng nhận HACCP hoặc ISO 22000, kết quả kiểm nghiệm chất lượng gạo và dư lượng thuốc bảo vệ thực vật từ phòng lab được công nhận, và hình ảnh thực tế nhà máy, kho chứa, dây chuyền đóng gói của bạn. Toàn bộ hồ sơ nên có bản tiếng Trung hoặc ít nhất là tiếng Anh chuẩn, trình bày dưới dạng PDF gọn gàng, chuyên nghiệp. Bạn đầu tư càng kỹ vào bộ hồ sơ này, khả năng được khách hàng Trung Quốc gọi lại càng cao.

4. Tìm khách hàng B2B ở đâu?

Website và SEO tiếng Trung là kênh dài hạn mang lại lợi ích bền vững nhất cho bạn nếu bạn muốn được tìm thấy bởi người mua Trung Quốc. Khi nhà nhập khẩu tìm "越南大米供应商批发" (nhà cung cấp gạo Việt Nam bán buôn) hay "越南香米进口价格" (giá nhập khẩu gạo thơm Việt Nam) trên Baidu hoặc Alibaba, bạn cần xuất hiện. Trang sản phẩm của bạn phải có thông số kỹ thuật, chứng nhận và thông tin phù hợp với yêu cầu nhập khẩu của Trung Quốc.

Nền tảng thương mại B2B Trung Quốc là kênh bạn không thể bỏ qua. Alibaba.com, 1688.com và Global Sources là ba nền tảng bạn nên có mặt, trong đó 1688.com đặc biệt hiệu quả để tiếp cận người mua nội địa Trung Quốc. Bạn nên lập gian hàng có mô tả sản phẩm bằng tiếng Trung, hình ảnh chất lượng cao và đầy đủ thông số kỹ thuật.

Hội chợ thương mại là cách nhanh nhất để bạn gặp khách hàng Trung Quốc trực tiếp. Các sự kiện bạn nên cân nhắc tham dự là Canton Fair (Hội chợ Quảng Giao) tổ chức hai lần mỗi năm tại Quảng Châu, một trong những hội chợ thương mại lớn nhất thế giới. Ngoài ra, SIAL China tại Thượng Hải và các hội chợ nông sản tại Quảng Tây, Vân Nam cũng là nơi bạn có thể gặp nhiều nhà nhập khẩu gạo đang tìm kiếm nhà cung cấp mới.

Cộng đồng doanh nhân biên giới tại Lạng Sơn, Lào Cai, Quảng Ninh cũng là nguồn kết nối thực tế mà nhiều doanh nghiệp xuất khẩu gạo nhỏ và vừa đang khai thác hiệu quả, đặc biệt cho các đơn hàng giao nhanh qua cửa khẩu đường bộ.

5. Cách tiếp cận và giữ chân khách hàng Trung Quốc

Khi đã có được liên hệ của khách, bước đầu tiên bạn nên làm là gửi mẫu, không phải báo giá. Gửi kèm phiếu thông số kỹ thuật đầy đủ, kết quả kiểm nghiệm và thông tin mã GACC của bạn. Bao bì mẫu phải sạch, gọn, có nhãn tiếng Trung rõ ràng vì đây là lần đầu tiên khách đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn và ấn tượng đó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tiếp tục của họ.

Người mua Trung Quốc thường đàm phán thực dụng và ra quyết định nhanh hơn so với một số thị trường khác, nhưng họ cũng đặt kỳ vọng rất cao về tính nhất quán trong chất lượng. Nếu lô hàng đầu tiên của bạn tốt nhưng lô thứ hai có vấn đề, bạn sẽ mất khách rất nhanh và rất khó lấy lại niềm tin. Vì vậy, hãy chỉ nhận đơn hàng khi bạn chắc chắn có thể giao đúng như những gì bạn đã cam kết.

Khi đàm phán, bạn nên báo giá CIF đến cảng Quảng Châu, Thượng Hải hoặc cảng gần nhất với khách hàng của bạn, hoặc báo giá DAP tại cửa khẩu nếu giao bằng đường bộ. Cung cấp đầy đủ thông tin về loại gạo, tỷ lệ tấm, độ ẩm, năm thu hoạch và vùng canh tác vì đây là những thông tin người mua Trung Quốc thường yêu cầu trước khi chốt đơn.

Với đơn hàng đầu tiên của bạn, một container 20 feet là điểm khởi đầu hợp lý. Hãy đảm bảo toàn bộ chứng từ của bạn đầy đủ và chính xác, đặc biệt là Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và C/O, vì đây là hai loại giấy tờ hay bị sai sót nhất và có thể khiến lô hàng của bạn nằm cảng nhiều ngày không cần thiết.

6. Thanh toán và hợp đồng

Với khách hàng Trung Quốc mới, hình thức thanh toán an toàn nhất cho bạn là L/C không hủy ngang, hoặc đặt cọc 30% trước khi bạn sản xuất và 70% còn lại trước khi giao hàng. Đây là nguyên tắc bảo vệ dòng tiền của bạn mà bạn nên giữ vững khi hai bên chưa có lịch sử giao dịch. Với các khách hàng đã quen biết và có lịch sử mua hàng ổn định, bạn có thể linh hoạt hơn về điều khoản thanh toán để duy trì mối quan hệ.

Hợp đồng của bạn cần ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng theo thông số kỹ thuật đã thống nhất, thời gian giao hàng, quy cách bao bì, yêu cầu về nhãn mác tiếng Trung theo quy định của GACC, và cơ chế xử lý khiếu nại cụ thể. Bạn cần lưu ý rằng GACC có thể cập nhật danh sách doanh nghiệp được phép xuất khẩu theo từng quý, vì vậy bạn cần theo dõi thường xuyên để đảm bảo mã số của bạn vẫn còn hiệu lực khi lô hàng được giao.

Lời cuối

Trung Quốc là thị trường có sức mua lớn, chi phí logistics thấp và cơ hội thực sự cho gạo Việt Nam, đặc biệt ở phân khúc gạo thơm và gạo nếp chất lượng cao. Nhưng đây cũng là thị trường đặt ra những rào cản kỹ thuật nghiêm ngặt, đặc biệt là yêu cầu đăng ký GACC và kiểm dịch thực vật. Nếu bạn chưa chuẩn bị đầy đủ những điều kiện này, bạn sẽ không thể giao hàng dù có khách sẵn sàng mua.

Hãy tập trung làm thật tốt đơn hàng đầu tiên của bạn. Một container bạn giao đúng chất lượng, đúng hạn, chứng từ đầy đủ và thông quan suôn sẻ sẽ là nền tảng vững nhất để bạn mở rộng hợp tác và nhận được nhiều đơn hàng lớn hơn về sau.

Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian tìm khách, tránh sai lầm tốn kém trong thủ tục GACC và có người đồng hành cùng bạn từ bước đầu tiên đến khi lô hàng của bạn cập cảng Trung Quốc, Matching Vietnam có thể giúp bạn làm điều đó. Chúng tôi kết nối bạn với khách mua thật, hỗ trợ toàn bộ chứng từ và logistics, và chỉ coi là thành công khi đơn hàng của bạn thực sự được giao.

Liên hệ tư vấn miễn phí cùng Matching Vietnam

📞 0585 131 087 | ✉️ ceo@matchingvietnam.com | 📍 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội