1. Chuẩn  bị

Khi bạn xuất khẩu gạo sang Philippines theo kiểu B2B, bạn không cần ôm hết mọi thứ một mình. Bạn chỉ cần nắm đúng 3 điểm: ai chịu trách nhiệm phần nào, giấy tờ nào là “điểm chết”, và chỗ nào bạn nên thuê bên thứ 3 để giảm rủi ro.

Trong một lô hàng, bạn là người chịu trách nhiệm về chất lượng gạo, đóng gói và cung cấp chứng từ xuất khẩu. Khách của bạn ở Philippines là người phải xin giấy phép nhập và làm thủ tục thông quan ở đầu bên kia. Còn công ty dịch vụ thứ 3 (forwarder, giám định, khử trùng) là “cánh tay phải” giúp bạn đi nhanh, đúng và ít sai chứng từ – tức là giúp bạn giảm lỗi, giảm kẹt hàng, giảm phát sinh chi phí.

Nếu bạn chưa đủ điều kiện đứng tên xuất khẩu gạo, bạn vẫn có đường đi bằng ủy thác xuất khẩu. Nhờ vậy, bạn có thể bắt đầu bán hàng ngay, thay vì phải chờ hoàn thiện kho/xưởng và giấy phép.

2. Điều kiện phía Việt Nam

Nếu bạn muốn tự đứng tên trên chứng từ xuất khẩu, doanh nghiệp của bạn thường cần giấy phép và điều kiện kho/xưởng theo quy định. Lợi ích của cách này là bạn chủ động toàn bộ, dễ làm lớn và kiểm soát quy trình lâu dài.

Nhưng nếu bạn mới bắt đầu, cách này có thể khiến bạn mất thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất và giấy tờ, trong khi khách hàng thì muốn có hàng sớm.

Nếu bạn chưa có giấy phép xuất khẩu gạo, bạn có thể đi theo hướng ủy thác xuất khẩu: một công ty đủ điều kiện sẽ đứng tên xuất khẩu và làm thủ tục giúp bạn. Lợi ích của bạn là bạn không bị kẹt ở khâu giấy phép, vẫn chốt đơn và giao hàng được ngay, đồng thời học quy trình thực tế qua các lô đầu.

Đổi lại, bạn sẽ trả phí ủy thác cho bên đứng tên. Phí này tùy từng công ty và mức độ họ làm giúp bạn nhiều hay ít, nhưng thực tế thường rơi vào 2 kiểu tính:

Thứ nhất là tính theo phần trăm giá trị hợp đồng (hoặc giá trị lô hàng). Mức phổ biến hay gặp khoảng 0,3%–1,5%; nếu lô nhỏ hoặc phát sinh nhiều việc giấy tờ thì có thể cao hơn.

Thứ hai là tính theo “phí cố định theo lô/container”. Mức tham khảo thường khoảng 3–15 triệu VNĐ/lô (tùy khối lượng, số chứng từ, có làm C/O, kiểm dịch, khử trùng, giám định hay không).

Bạn nên yêu cầu bên ủy thác báo giá tách riêng từng hạng mục (đứng tên xuất, làm C/O, hỗ trợ kiểm dịch, khử trùng, giám định, phí ngân hàng nếu có L/C…) để bạn biết rõ “phí ủy thác” là gì và tránh bị gộp phí khó kiểm soát.

Nếu bạn muốn, mình có thể viết thêm 1 câu “chốt lợi ích” cuối đoạn kiểu: “Với lô đầu tiên, ủy thác giúp bạn ra hàng nhanh hơn; khi đơn ổn định rồi bạn hãy tính chuyện tự xin giấy để tối ưu chi phí.”.

3. Quy định phía Philippines

SPSIC là giấy phép nhập khẩu liên quan kiểm dịch/an toàn mà khách của bạn ở Philippines bắt buộc phải có. Với bạn, điểm quan trọng nhất là: nếu khách chưa có SPSIC mà bạn vẫn cho hàng rời cảng Việt Nam, bạn đang tự mở rủi ro kẹt hàng ở đầu Philippines.

Vì vậy, nguyên tắc an toàn của bạn nên là: chỉ đặt tàu/đóng hàng khi bạn đã nhận bản scan SPSIC từ khách. Làm vậy giúp bạn tránh tình huống hàng tới cảng mới phát hiện thiếu giấy, rồi bạn vừa tốn phí lưu container/lưu bãi, vừa bị kéo dài tiến độ thu tiền, thậm chí có thể phải xử lý hàng rất mệt.

Về thuế, khách Philippines thường tính rất kỹ “tổng chi phí về kho”. Khi bạn chuẩn bị C/O Form D, khách có cơ sở áp mức thuế ưu đãi theo ASEAN, nhờ đó chi phí nhập của họ thấp hơn. Với bạn, điều này đồng nghĩa bạn dễ chốt giá hơn, đỡ bị ép giá, và tỷ lệ chốt đơn cao hơn vì khách thấy bài toán chi phí hợp lý.

Ngoài ra, thị trường Philippines đôi lúc thay đổi tốc độ cấp phép hoặc siết nhập theo thời vụ. Bạn không cần lo lắng, chỉ cần chủ động bằng một bước đơn giản: trước khi làm lô lớn, yêu cầu khách xác nhận giấy phép (đặc biệt là SPSIC) đang xin/đã có bình thường và đủ cho lịch tàu dự kiến. Việc này giúp bạn tránh cảnh đã chuẩn bị hàng xong rồi mới biết giấy ra chậm, khiến bạn bị động lịch tàu và dòng tiền.